Nutzungsbedingungen LUNA App

moonsoft HR Solutions GmbH
Stand: Juni 2026

1. Allgemeines und Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen (im Folgenden "Nutzungsbedingungen") regeln die Nutzung der mobilen Applikation LUNA App (im Folgenden "App"), die von der moonsoft HR Solutions GmbH (im Folgenden "moonsoft") bereitgestellt wird.

Die LUNA App ist eine mobile HR-Anwendung, die als Ergänzung zur moonsoft HR-Suite dient und Unternehmen sowie deren Mitarbeitenden ermöglicht, HR-Prozesse mobil abzuwickeln. Sie steht im Apple App Store sowie im Google Play Store zum Download bereit.

Die App richtet sich ausschließlich an Unternehmen (B2B) und deren autorisierte Nutzerinnen und Nutzer. Die Nutzung der App setzt einen gültigen Vertrag mit moonsoft voraus, auf dessen Grundlage die App freigeschaltet wird.

Mit der Nutzung der App erklären sich alle Nutzerinnen und Nutzer mit diesen Nutzungsbedingungen einverstanden. Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kundenunternehmens werden nicht anerkannt, sofern moonsoft diesen nicht ausdrücklich und schriftlich zugestimmt hat.

2. Angaben zum Anbieter

3. Leistungsumfang der LUNA App

Die LUNA App umfasst folgende Funktionsbereiche:

3.1 Zeiterfassung und Fehlzeitenmanagement

• Kommt-/Geht-Zeiterfassung per Klick, auch im Offline-Modus mit automatischer Synchronisierung
• Beantragung von Fehlzeiten (Urlaub, Zeitausgleich, Krankenstand u. a.) inkl. Dokumenten-Upload
• Freigabe-Workflow für Führungskräfte direkt in der App

3.2 Digitale Personalakte

• Zugriff auf persönliche Dokumente und Unterlagen aus der digitalen Personalakte
• Rollenbasierte Zugriffsrechte zum Schutz sensibler Personaldaten
• Einsicht und Download von Dokumenten für Mitarbeitende und Führungskräfte

3.3 Reisemanagement

• Mobiler Reiseantrag und vollständige Reisekostenabrechnung
• Digitaler Belege-Scan sowie GPS-basierte Streckenerfassung
• Kilometerstanderfassung über Foto-Erkennung (Cockpit-Scan)

3.4 Workflow-Management und Reporting

• Bearbeitung von Eingangsrechnungen, internen Anträgen und Freigaben
• Push-Benachrichtigungen für neue Aufgaben und Genehmigungen
• Erstellung individueller Reports zu Unternehmenskennzahlen
• Zugriff auf Kalender und weitere Self-Service-Funktionen

moonsoft behält sich das Recht vor, den Funktionsumfang der App im Rahmen von Updates anzupassen, zu erweitern oder einzelne Funktionen zu modifizieren. Wesentliche Einschränkungen des Leistungsumfangs werden den betroffenen Kundenunternehmen rechtzeitig kommuniziert.

4. Zugang und Freischaltung

Die Nutzung der LUNA App setzt voraus, dass das Kundenunternehmen einen gültigen Vertrag mit moonsoft abgeschlossen und die App durch moonsoft freigeschaltet wurde. Details zu Lizenzmodell, Nutzungsumfang, Verfügbarkeit, Laufzeit und Kündigung sind ausschließlich im jeweiligen Hauptvertrag zwischen moonsoft und dem Kundenunternehmen geregelt.

Das Kundenunternehmen ist verantwortlich dafür, dass die Zugangsdaten zur App ausschließlich autorisierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Eine Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte außerhalb des Unternehmens ist untersagt.

moonsoft ist berechtigt, den Zugang zur App zu sperren, wenn begründeter Verdacht auf Missbrauch besteht oder vertragliche Verpflichtungen des Kundenunternehmens verletzt wurden.

5. Nutzungsrechte und -beschränkungen

5.1 Einräumung von Nutzungsrechten

moonsoft räumt dem Kundenunternehmen ein nicht-exklusives, nicht-übertragbares Recht zur Nutzung der LUNA App im Rahmen der vertraglich vereinbarten Konditionen ein. Dieses Recht umfasst die bestimmungsgemäße Nutzung der App durch autorisierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kundenunternehmens.

5.2 Verbotene Nutzungen

Folgende Handlungen sind ausdrücklich untersagt:

• Dekompilierung, Disassemblierung oder sonstige Versuche, den Quellcode der App zu rekonstruieren (Reverse Engineering)
• Weitergabe, Vermietung, Verleih oder Weiterverkauf der App oder von Zugangsdaten an Dritte
• Nutzung der App für rechtswidrige Zwecke oder in einer Weise, die Rechte Dritter verletzt
• Automatisierter Zugriff auf die App oder deren Inhalte ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung von moonsoft
• Entfernung oder Veränderung von Urheberrechts- oder sonstigen Schutzvermerken

6. Datenschutz und Datensicherheit

Der Schutz personenbezogener Daten hat bei moonsoft höchste Priorität. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der LUNA App erfolgt in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG).

6.1 Verantwortlichkeit

Im B2B-Verhältnis ist das Kundenunternehmen in der Regel der datenschutzrechtlich Verantwortliche für die Verarbeitung der Daten seiner Mitarbeitenden. moonsoft agiert dabei als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Details der Auftragsverarbeitung sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt, der Bestandteil des Hauptvertrags ist.

6.2 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Nutzung der LUNA App können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten (Name, Personalnummer, Kontaktdaten)
• Zeiterfassungsdaten (Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Urlaube)
• Dokumente aus der digitalen Personalakte
• Reisedaten (Strecken, Belege, Spesenabrechnungen)
• Geräte- und Nutzungsdaten (für technischen Betrieb der App)

6.3 Infrastruktur und Datenspeicherung

Die Daten werden in der Google Cloud mit Serverstandort innerhalb der EU gehostet. Es erfolgt keine Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten außerhalb des EWR. Als Subprozessor wird Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, eingesetzt.

6.4 Datensicherheit

Die Übertragung von Daten erfolgt ausschließlich über SSL/TLS-verschlüsselte Verbindungen. moonsoft ergreift angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten.

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie in der Datenschutzerklärung von moonsoft unter: www.moonsoft.at/datenschutz

7. Haftung

7.1 Haftungsumfang

moonsoft haftet nach den gesetzlichen Bestimmungen für Schäden, die durch vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten von moonsoft oder seiner Erfüllungsgehilfen verursacht werden.

7.2 Haftungsausschlüsse

Eine weitergehende Haftung von moonsoft ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen. Insbesondere übernimmt moonsoft keine Haftung für:

• Schäden durch technische Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs von moonsoft liegen (z. B. Ausfall von Internetverbindungen, Störungen beim App-Store-Anbieter)
• Schäden durch unsachgemäße Nutzung der App durch das Kundenunternehmen oder dessen Mitarbeitende
• Datenverluste, die auf mangelhafter Datensicherung durch das Kundenunternehmen beruhen
• Schäden, die durch Dritte verursacht werden, die unbefugt Zugang zu Nutzerdaten erlangt haben, sofern moonsoft die vereinbarten Sicherheitsmaßnahmen eingehalten hat

7.3 Verfügbarkeit

Details zu Verfügbarkeit, Wartungsfenstern und Servicelevel-Vereinbarungen (SLA) sind ausschließlich im Hauptvertrag zwischen moonsoft und dem Kundenunternehmen geregelt.

8. Geistiges Eigentum

Alle Rechte an der LUNA App, insbesondere Urheberrechte, Markenrechte und sonstige Schutzrechte, liegen ausschließlich bei moonsoft HR Solutions GmbH oder den jeweiligen Lizenzgebern.

Die Nutzung der App begründet keinerlei Eigentumsrechte des Kundenunternehmens an der App oder deren Bestandteilen. Das Kundenunternehmen verpflichtet sich, diese Schutzrechte zu achten und moonsoft bei der Durchsetzung dieser Rechte zu unterstützen.

9. Änderungen der Nutzungsbedingungen

moonsoft behält sich das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Über wesentliche Änderungen wird das Kundenunternehmen rechtzeitig informiert, in der Regel per E-Mail an die im Vertrag hinterlegte Kontaktadresse oder durch einen Hinweis innerhalb der App.

Widerspricht das Kundenunternehmen den geänderten Nutzungsbedingungen nicht innerhalb von vier Wochen nach Bekanntgabe, gelten die geänderten Bedingungen als akzeptiert. Auf dieses Widerspruchsrecht und die Rechtsfolge des Schweigens wird in der Änderungsmitteilung gesondert hingewiesen.

10. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Diese Nutzungsbedingungen sowie alle Rechtsbeziehungen zwischen moonsoft und dem Kundenunternehmen unterliegen ausschließlich österreichischem Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts.

Als Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Nutzungsbedingungen wird Wien, Österreich vereinbart. moonsoft ist jedoch berechtigt, das Kundenunternehmen auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu klagen.

11. Salvatorische Klausel und Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige wirksame und durchführbare Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

Diese Nutzungsbedingungen stellen die gesamte Vereinbarung zwischen moonsoft und dem Kundenunternehmen hinsichtlich der Nutzung der LUNA App dar und ersetzen alle früheren mündlichen oder schriftlichen Vereinbarungen zu diesem Thema, soweit diese nicht ausdrücklich Bestandteil des Hauptvertrags sind.

12. Kontakt und Beschwerden

Bei Fragen zu diesen Nutzungsbedingungen oder bei Beschwerden wenden Sie sich bitte an:

moonsoft HR Solutions GmbH
Mag. Matthias Mann, Geschäftsführer
Guglgasse 15-17, BT 3B, 1. OG, A-1110 Wien, Österreich
E-Mail: info@moonsoft.at
Telefon: +43 676 / 711 99 25

Wien, Juni 2026